Você sabe usar o e-mail?

O uso de e-mails nas relações de trabalho e nas relações pessoais tem se tornado cada vez mais intenso.

Ocorre que  habilidade da escrita com garantia de interpretação assertiva não é competência generalizada, em especial nos dias de hoje.

O inverso também é verdadeiro: interpretações contaminadas por pré-conceitos e pessoalidades são cada vez mais frequentes.

O bom e velho telefone, com o apoio auditivo e a possibilidade de responder a dúvidas e esclarecer questões rapidamente, tem sido deixado de lado. Postura comum  também é o mau hábito de não se atender ao telefone até o segundo toque. Ao contrário, há quem não atenda para "ganhar tempo" em outras atividades e outros que "tiram do gancho" para não serem interrompidos.

Poderíamos elencar alguns dos diferentes motivos para este cenário: 

• a velocidade e otimização de recursos exigidos que impelem o profissional a fazer um volume muito maior de mais tarefas,
• a falta de investimento em sistemas de apoio inteligentes que implicam mais tarefas
• reuniões ineficientes, sem pauta e horários de inicio e fim
• a própria realidade atual, onde o uso de meios eletrônicos nos relacionamentos favorecem o distanciamento das relações "olho no olho".

Podemos listar também as consequências:

• ineficiência operacional
• deterioração e distanciamento das relações
• favorecimento aos conflitos
• fomentação da procrastinação
• comprometimento de prazos
• repasse da responsabilidade para o outro questões ( nem sempre há tempo de leitura para o imenso volume de e-mails, o que dá a chance de dizer que "ficou parado com fulano")
• desestimulo ao trabalho em equipe
• limitação da inovação
• reduz a satisfação
• comprometimento do clima organizacional e resultados, entre outra série de questões.

Líderes também se enquadram e servem como modelo para o mau uso do canal e-mail: seja mandando "recados" generalizados, seja encaminhando orientações e informações evitando questionamentos e mantendo sua zona de conforto. Além de mantê-los longe das áreas operacionais.

Não é nada incomum encontrar líderes de organizações que, por vezes, trabalham por anos sem nunca terem visitado o "chão da fábrica".

O desenvolvimento de pessoas fica inevitavelmente comprometido, mas leva mais tempo para serem percebidos como parte afetada pelo mau uso do e-mail.

Entretanto, nada disso elimina a necessidade e os benefícios do uso do e-mail, em especial como forma de documentação, como eram os "memorandos", no passado, bem como o uso de outros meios eletrônicos.

Neste sentido, algumas empresas, além das já existentes políticas de utilização, estão decidindo limitar o uso de e-mails.

Isso leva a outro questionamento: limitar seria o caminho adequado, ou apenas o mais fácil que desenvolver e proporcionar uma mudança cultural?

A dica de hoje é para reflexão de seu comportamento.

Grande abraço,

Jessica M Gomes